Datenschutzhinweise

Stand: Dezember 2025

Anbieter der Software ist: VisiTrans GmbH, Technologiepark 20, 33100 Paderborn, E-Mail:  info@visitrans.de, https://www.visitrans.com

Der Anbieter der Software verarbeitet Daten in Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Software-as-a-Service).

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Landesmesse Stuttgart GmbH & Co. KG (Messe Stuttgart) Ergänzende Informationen über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten, insbesondere zu Ihren Betroffenenrechten finden Sie hier: Messe Stuttgart - Datenschutzerklärung | Messe Stuttgart

 

2. Kategorien und Quellen der personenbezogenen Daten

2.1 Buchende

Die Messe Stuttgart verarbeitet Daten von Nutzern des Buchungsportals, die einen Ladeslot buchen. Diese Nutzer werden im Folgenden als "Buchende" bezeichnet. Die Buchenden können Mitarbeiter von Ausstellern, Messe-Spediteuren, Agenturen oder Transportunternehmen sein.

Sie haben die Möglichkeit, sich im Buchungsportal für ein Nutzerkonto zu registrieren. Nach der Verifizierung ihrer E-Mail-Adresse können sie ein Profil erstellen und Ladeslots buchen. Hierzu sind folgende Angaben erforderlich: Vorname, Name, Unternehmen, Adresse, geschäftliche E-Mail-Adresse und die Kommunikationssprache. Optional kann eine dienstliche Telefonnummer angegeben werden.

Es ist ebenfalls möglich, ein Nutzerkonto innerhalb eines Firmenverbunds zu erstellen. Hierzu wird der Antrag des Buchenden an alle Administratoren innerhalb der zum Beitritt angefragten Organisation gesendet.

Die Buchung von Ladeslots ist mit Kosten verbunden. Um die Zahlung abwickeln zu können, ist die Angabe von Zahlungsdaten gegenüber dem Zahlungsdienstleister zwingend erforderlich. Die Messe Stuttgart erhält lediglich Informationen über das Ergebnis des Zahlungsvorgangs sowie die verwendete Zahlungsmethode, wie z.B. eine gekürzte Kontonummer.

Sofern die Buchenden eine Buchung für eine andere Person (Dritten) vornehmen oder Daten Dritter (insbesondere des Fahrers) an die Messe Stuttgart übermitteln, haben sie sicherzustellen und zu gewährleisten,

• dass sie berechtigt sind, diese Daten an die Messe Stuttgart weiterzugeben
• dass die Messe Stuttgart diese Daten gemäß den in Abschnitt 3 genannten Zwecken rechtmäßig verarbeiten darf.
• dass die betroffene Person(en) ausreichend über die Verarbeitung ihrer Daten gemäß diesen Datenschutzhinweisen informiert wurde(n).

2.2 Fahrer

Die Buchenden geben die Mobilfunknummern der Fahrer an und wählen eine der zur Auswahl angebotenen Sprachen zur Kommunikation aus. Die Fahrer erhalten sodann Benachrichtigungen per SMS, um über das bevorstehende Ende des Zeitfensters oder im Falle einer Zeitüberschreitung informiert zu werden. Informationen über die Zeiten der Einund Ausfahrten werden über das Kfz-Kennzeichen bei der Ein- und Ausfahrt verarbeitet.

2.3.Nutzer eines Logistik-Codes

Über das Stuttgart Messe Services Portal (www.stuttgartmesseserviceportal.de) können bei der Messe Stuttgart für eine Veranstaltung/Messe angemeldete Aussteller Leistungen rund um den Messeauftritt buchen, so auch sogenannte “Logistik-Codes” zur Anwendung in VisiFair. Die Buchung der Codes erfolgt im Auftrag und auf Rechnung des Buchenden im Stuttgart Messe Services Portal und in den Systemen der Messe Stuttgart. Bei Anwendung eines Logistik-Codes durch den Nutzenden erhält der (einladende) Buchende folgende Daten des Nutzenden übermittelt: Registrierungscode, Firma, Veranstaltungsname, Ladehof/Stellplatz, Buchungsdatum, Fahrzeug-Typ, gebuchte Zeiten für die früheste Einfahrt und die späteste Ausfahrt. Sofern in den Angaben (Firma) personenbezogene Daten enthalten sind, erfolgt die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse der Messe Stuttgart zu Zwecken des Nachweises der Leistungserbringung und Abrechnung der Leistung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. (f) DSGVO.

2.4 Technische personenbezogene Daten

Im Rahmen der Verarbeitung von Access Logs werden folgende technische Stamm- und Nutzungsdaten erfasst und verarbeitet: Nutzername, Passwort, technische Rolle, Berechtigungen. Dies umfasst auch Informationen wie die Internet Protocol (IP)-Adresse, den Internetdienstanbieter, das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs, die angefragte Ressource, den Rückgabestatus, die Herkunft (Referrer), die verwendete Software (Browser) und die verwendete Hardware (mobile Client).

Darüber hinaus werden Daten mithilfe von Cookies und anderen Technologien automatisch erfasst. Detaillierte Informationen zu den verwendeten Cookies und Technologien im Ladeslot-Buchungsportal finden Sie hier.

 

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

3.1 Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Buchungsprofil durch die Messe Stuttgart erfolgt gemäß Abschnitt 2 zu folgenden Zwecken: zur Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses mit der Messe Stuttgart, einschließlich der dazugehörigen Kommunikation und Abwicklung der Ladeslot-Buchungen (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (b) DSGVO).

Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung im berechtigten Interesse der Landesmesse Stuttgart sowie zu Zwecken der Einfahrtkontrolle, Überwachung der Einhaltung der gebuchten Zeitfenster, Veranstaltungs- und Logistikplanung sowie zur Planung, Abwicklung, Auswertung und Verbesserung des Flächen- und Verkehrsplanungs- und -managements (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DSGVO).

Fahrer werden per SMS benachrichtigt, wenn der Ladeslot abläuft, oder telefonisch kontaktiert, um Störungen im Betriebsablauf oder Notfälle zu klären.

Darüber hinaus erfolgt eine Auswertung der Verkehrsmengen; dies geschieht ohne Personenbezug.

Die Zahlungsabwicklung der Ladeslot-Buchung erfolgt ebenfalls zur Erfüllung des Vertrags oder im berechtigten Interesse der Messe Stuttgart, insbesondere um Rechtsansprüche geltend zu machen oder zu verteidigen (Rechtsgrundlagen: Art. 6 (1) (b) und (f) DSGVO). Die Verantwortung für die Verarbeitung der Zahlungsdaten liegt beim jeweiligen Zahlungsdienstleister, der die Zahlungsdaten separat während des Zahlungsvorgangs erhebt und verarbeitet. Dabei stellt die Messe Stuttgart sicher, dass angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Zahlungsdaten zu gewährleisten.

3.2 Betrieb, Funktionsfähigkeit und Sicherheit

Um die Identität der Buchenden zu authentifizieren, wird im berechtigten Interesse der Messe Stuttgart die Richtigkeit ihrer E-Mail-Adresse verifiziert. Hierfür wird ein Bestätigungslink per E-Mail versendet, der vor Abschluss der Registrierung aktiviert werden muss (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DSGVO).

Die Verarbeitung der technischen personenbezogenen Daten erfolgt im berechtigten Interesse der Landesmesse Stuttgart zum Zwecke des Betriebs, der Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit des Buchungsportals sowie der Systemadministration, des User-Access Managements sowie des Incident- und Problemmanagements.

3.3 Einsatz von Auftragsverarbeitern

Im Rahmen der Ladeslot-Buchung und dem Betrieb des Buchungsportals setzt die Messe Stuttgart externe Dienstleister ein (insbesondere für den Portalbetrieb, das Hosting und den IT-Support), die personenbezogene Daten im Auftrag der Messe Stuttgart verarbeiten. Diese  Auftragsverarbeiter sind  gemäß Artikel 28 DSGVO oder durch Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO) und/oder vorbehaltlich geeigneter Garantien (Art. 46 DSGVO)  vertraglich verpflichtet wurden, personenbezogene Daten in gleicher Weise sorgsam zu behandeln. Bei Transfer in Drittstaaten ist es möglich, dass staatliche Stellen auf personenbezogene Daten zugreifen, ohne dass wir oder sie davon erfahren.  Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO.

3.4 weitere Datenempfänger

Für den Fall, dass an einer Veranstaltung Personen teilnehmen, die dem besonderen Personenschutz durch das Bundeskriminalamt (BKA) oder das Landeskriminalamt (LKA) unterliegen (wie beispielsweise Verfassungsorgane des Bundes wie der Bundespräsident oder die Bundesregierung oder ausländische Gäste), kann es zu einer Überprüfung aller Veranstaltungsteilnehmer, einschließlich der Auf- und Abbauphase, durch das BKA oder LKA kommen. Im Rahmen einer solchen Überprüfung kann das BKA oder LKA Daten wie Namen, Unternehmen/Organisationen und Funktionen von Veranstaltern abfragen.

Im Falle von Vorfällen, Störungen, Notfällen und Krisen kann die Landesmesse Stuttgart die Daten der Buchenden und Teilnehmer gegebenenfalls an die Polizei, Strafverfolgungsbehörden, Feuerwehr, Rettungskräfte und andere Behörden (wie das Gesundheitsamt) weitergeben.

Eine Weitergabe von Daten an Behörden und öffentliche Stellen kann erfolgen, wenn die Landesmesse Stuttgart dazu rechtlich verpflichtet ist, sei es aufgrund von Gesetzen und Vorschriften (wie aufsichtsbehördlichen Verfahren) oder aufgrund von gerichtlichen Anordnungen, Beschlüssen, Urteilen oder ähnlichem. (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (c) DSGVO).

Zur Einhaltung steuerlicher und handelsrechtlicher Gesetze und Vorschriften werden personenbezogene Daten an Steuer- und andere zuständige Behörden und öffentliche Einrichtungen weitergegeben (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DSGVO). Zu den Empfängern der personenbezogenen Daten können auch Gerichte und Rechtsanwälte im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten, rechtlichen Auseinandersetzungen, Rechtsberatung und Wirtschaftsprüfern gehören.

Über das Ladeportal können Gabelstapler aus dem Angebot von Firma Schenker (Daten ergänzen) gebucht werden. Hierzu werden die für eine Buchung notwendigen Daten von der Messe Stuttgart an Schenker weitergegeben. (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DSGVO, das berechtigte Interesse liegt hier in der Sicherheit der Veranstaltung und der Gefahrenabwehr).

Darüber hinaus werden Daten zu Zwecken der Vertragserfüllung an Dritte weitergegeben. Zu diesen Partnern gehören Kurierdienste, Post (bei Bestellungen) und Zahlungsdienstleister (bei Zahlungen). Diese sind eigenverantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

 

4. Datenübermittlung in Drittländer

Einige der Auftragsverarbeiter und Dritten (siehe Abschnitte 3.3 und 3.4 oben) haben ihren Sitz in Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU), die möglicherweise kein gleichwertiges Datenschutzniveau für personenbezogene Daten bieten wie die EU. Dies liegt insbesondere daran, dass es in diesen Drittländern möglicherweise keinen entsprechenden gesetzlichen Rahmen, unabhängige Aufsichtsbehörden oder Datenschutzrechte und Rechtsbehelfe gibt. Die Übermittlung personenbezogener Daten in solche Drittländer erfolgt nur, wenn entweder ein Beschluss der Europäischen Kommission über das Vorhandensein eines angemessenen Schutzniveaus für das betreffende Drittland oder die betreffende Organisation vorliegt (Art. 45 (3) DSGVO), oder es geeignete Garantien gemäß Artikel 46 DSGVO gibt, wie beispielsweise von der Europäischen Kommission genehmigte Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 (2) (c) DSGVO, und gegebenenfalls zusätzliche Maßnahmen, wenn erforderlich.

 

5. Speicherdauer

Die Stammdaten der Buchenden werden für die Dauer des Bestehens ihres Nutzer-Accounts gespeichert. Personenbezogene Daten, die gespeichert werden, werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind. Wenn die Verarbeitung auf Einwilligung oder dem berechtigten Interesse der Messe Stuttgart basiert, werden die betreffenden Daten nach Widerruf der Einwilligung oder Erhalt eines Widerspruchs nicht mehr für den entsprechenden Zweck verwendet und gegebenenfalls gelöscht, es sei denn, es liegen gesetzliche Ausnahmen vor. Daten, für die handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten gelten, werden erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht. Nachweise über erteilte Einwilligungen werden höchstens bis zu drei Jahre nach dem Zeitpunkt der Widerruf oder das Erlöschen der Einwilligung gespeichert. Daten zur Vertragsabwicklung unterliegen gemäß § 195 BGB einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von drei Jahren und werden danach gelöscht.

Personenbezogene Daten von Fahrern sowie Fahrzeugkennzeichen werden automatisch nach dreißig (30) Tagen nach Abschluss der Verarbeitung gelöscht, in diesem Fall nach Beendigung des Ladesslots durch das Auschecken.

 

6. Datenschutzrechte

Um die folgenden Rechte wahrnehmen zu können, können betroffene Personen jederzeit den Verantwortlichen kontaktieren. Die Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt 1 oben. Die betroffenen Rechte gemäß Art. 12-21 DSGVO umfassen

• das Recht auf Auskunft über personenbezogene Daten
• das Recht auf Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

 

7. Widerspruchsrecht

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses basiert (siehe Abschnitt 3 oben), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzbestimmungen verstößt, steht Ihnen das Recht zu, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Ihrer Wahl einzureichen, entweder bei Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart oder der Aufsichtsbehörde in dem Land Ihres Wohnortes (Art. 77 DSGVO in Verbindung mit § 19 Bundesdatenschutzgesetz).